A IMPORTÂNCIA FUNDAMENTAL DE UMA RECEPÇÃO

Ora bem, poderão os meus estimados leitores questionar-se: “Porque diabo estará ela a escrever sobre a importância fundamental de uma recepção quando está o país à beira da bancarrota?”


Meus queridos… Meus amores… Mas haverá alguma surpresa no facto de que estamos à beira da bancarrota, exactamente, devido à nossa incapacidade natural em organizar e gerir recursos disponíveis? Não vos posso dizer que sou o supra-sumo da organização e gestão de recursos, porque na realidade a minha veia artística navega frequentemente na onda do caos – que exerce sobre mim um grande fascínio - mas quando estou ancorada à terra (na maior parte dos casos porque me obrigam), tendo a observar as coisas de uma forma bastante clara, objectiva e muito pouco emocional.

Assim sendo, não é preciso ser um Einstein para saber que numa organização – principalmente naquelas que trabalham com o público – é necessário existir um espaço destinado à recepção, sendo que esta é um dos pontos fulcrais de qualquer instituição e a sua não existência, ou mau funcionamento, quebra, rompe e perturba fluxos de informação.

Adeptos ferrenhos da máxima “quem não tem cão, caça com gato”, aqui a quintarola onde trabalho não dispõem de uma recepção, apesar de trabalharmos com o público. Como devem calcular, em termos organizacionais, isto acarreta custos bastante elevados porque conduz, inevitavelmente, ao consumo de tempo - por parte dos recursos existentes - na execução de tarefas invisíveis (e.g. atender telefones, atender presencialmente, etc.). Como já tive oportunidade de referir anteriormente, tempo é dinheiro e a ideia de organizações compostas por paus-para-toda-a-obra, além de transmitir uma imagem pouco profissional, não se compadece com os princípios de uma gestão organizacional eficiente e eficaz.

Pergunto-vos; confiariam num dentista que passasse mais tempo a atender telefones e a marcar consultas na sua agenda, do que a tratar do vosso problema? Eu confesso que teria as minhas reservas, mas não me atrevo a julgar os gostos de cada um.

A existência física de uma recepção, com recepcionistas, não é um custo. É um investimento em prol do bom funcionamento da organização. Gere fluxos críticos de informação e liberta os recursos para efectuarem o trabalho que realmente é prioritário.

Actualmente a nossa quintinha funciona à base de um malabarismo de recursos (à semelhança do que se passa com o actual governo), que a médio e longo prazo não vai produzir bons resultados e isto é uma pena.